Tietoprosessi – miten sitä johdetaan?

23.04.2019 Tiedolla johtaminen, Tietomallinnus

Tiedolla johtamisessa hyvät, pahat ja rumat erottaa toisistaan organisaation kyky luoda ja tunnistaa validia dataa päätöksenteon tueksi. Itsestäänselvä ja yksinkertainen asia, ja ehkä juuri siksi niin kovin vaikea. Tietoprosessi ui läpi koko organisaation, ja se paljastaa armotta organisaation pullonkaulat, tietokatkot ja vastuu(ttomuus)tahot. Rajapinnat tuottavat yleensä eniten harmaita hiuksia, ja tietoprosessissa niitä esiintyy yleensä ihan kiitettävästi. Tietoprosessin toimiminen on suoraan verrannollinen yrityksen kykyyn tehdä yhteistyötä. Siksi tietoprosessin suunnittelu on oiva tilaisuus evaluoida myös organisaation tehokkuutta.

Tietoprosessin pahin kompastuskivi on lyhytjänteisyys

Useimmissa organisaatioissa tietoprosessia on kyllä mietitty. Valitettavan usein tietoprosessin haasteet on kuitenkin vähin äänin haudattu ensimmäiseen kehitysversioon. Tai sitten ympäristön, strategian ja organisaation muuttuessa tietoprosessia ei ole päivitetty, minkä vuoksi monessa organisaatiossa kipuillaan vanhentuneiden mittaristojen kanssa. Tietoprosessin pahin kompastuskivi organisaatioissa tuntuukin tällä hetkellä olevan lyhytjänteisyys. Tehokas tietoprosessi edellyttää organisaatiolta pitkäjänteistä kehitystyötä.

Panostukset teknologioihin ja moderneihin välineisiin eivät takaa toimivaa tietoprosessia. Itsepalveluvälineet tuovat organisaatioille houkuttelevan mahdollisuuden päivittää mittaristoja ja tuoda datat tälle vuosituhannelle, mutta myös mahdollistavat organisaation siiloutumisen. Itsepalvelutyökalujen avulla on helppo luoda organisaatioon erillisiä rinnakkaistodellisuuksia, mikäli organisaatio ei kykene sopimaan yhdessä käsitteistä, tulkinnoista ja laskentasäännöistä. Kokemuksesta voin varoittaa, että organisaatio hukkaa päätöksentekokykynsä, kun työntekijät alkavat kyseenalaistaa tietoja, joiden perusteella heidän tulisi toimia ja tehdä päätöksiä. Rinnakkaistodellisuuksia voidaan myös käyttää ketterän kehityksen tukena, mutta rämä vaatii organisaatiolta yhteisen toimintamallin suunnittelua sekä avointa keskustelukulttuuria.

Tietoprosessi

Tietoprosessi on prosessi siinä kuin muutkin prosessit

Tietoprosessi on kuitenkin prosessi siinä kuin muutkin prosessit. Sitä voi johtaa, ja sitä voi mitata.

Ensimmäiseksi tietoprosessilla on oltava omistaja, jonka vastuulla on käydä prosessi läpi ja varmistaa, että kunkin vaiheen vastuut ja ohjeistukset ovat ajan tasalla. Toiseksi tietoprosessin kehittymistä kannattaa myös mitata.

Suosittelen lämpimästi aloittamaan esimerkiksi seuraavilla mittareilla

  • kuinka nopeasti liiketoiminta saa vastaukset esittämiinsä kysymyksiin (löytyykö relevantti tieto)
  • kuinka nopeasti uudet tietotarpeet ja mittarit implementoidaan (kuinka tehokas tietoprosessi on)
  • datan laatu (onko data uskottavaa)
  • ennusteiden osumatarkkuus (ymmärretäänkö dataa)

Lisää hyviä vinkkejä tietoprosessin ohjaamisesta löydät alkuvuodesta julkaistusta Riina Henrikssonin tekstistä Käsitteet, tietovirrat ja tiedonhallintamalli haltuun – miten tehostetaan tieto-ohjautuvuutta.

Jaa tämä artikkeli