Tiedolla johtamisessa hyvät, pahat ja rumat erottaa toisistaan organisaation kyky luoda ja tunnistaa validia dataa päätöksenteon tueksi. Itsestäänselvä ja yksinkertainen asia, ja ehkä juuri siksi niin kovin vaikea. Tietoprosessi ui läpi koko organisaation, ja se paljastaa armotta organisaation pullonkaulat, tietokatkot ja vastuu(ttomuus)tahot. Rajapinnat tuottavat yleensä eniten harmaita hiuksia, ja tietoprosessissa niitä esiintyy yleensä ihan kiitettävästi. Tietoprosessin toimiminen on suoraan verrannollinen yrityksen kykyyn tehdä yhteistyötä. Siksi tietoprosessin suunnittelu on oiva tilaisuus evaluoida myös organisaation tehokkuutta.
Useimmissa organisaatioissa tietoprosessia on kyllä mietitty. Valitettavan usein tietoprosessin haasteet on kuitenkin vähin äänin haudattu ensimmäiseen kehitysversioon. Tai sitten ympäristön, strategian ja organisaation muuttuessa tietoprosessia ei ole päivitetty, minkä vuoksi monessa organisaatiossa kipuillaan vanhentuneiden mittaristojen kanssa. Tietoprosessin pahin kompastuskivi organisaatioissa tuntuukin tällä hetkellä olevan lyhytjänteisyys. Tehokas tietoprosessi edellyttää organisaatiolta pitkäjänteistä kehitystyötä.
Panostukset teknologioihin ja moderneihin välineisiin eivät takaa toimivaa tietoprosessia. Itsepalveluvälineet tuovat organisaatioille houkuttelevan mahdollisuuden päivittää mittaristoja ja tuoda datat tälle vuosituhannelle, mutta myös mahdollistavat organisaation siiloutumisen. Itsepalvelutyökalujen avulla on helppo luoda organisaatioon erillisiä rinnakkaistodellisuuksia, mikäli organisaatio ei kykene sopimaan yhdessä käsitteistä, tulkinnoista ja laskentasäännöistä. Kokemuksesta voin varoittaa, että organisaatio hukkaa päätöksentekokykynsä, kun työntekijät alkavat kyseenalaistaa tietoja, joiden perusteella heidän tulisi toimia ja tehdä päätöksiä. Rinnakkaistodellisuuksia voidaan myös käyttää ketterän kehityksen tukena, mutta rämä vaatii organisaatiolta yhteisen toimintamallin suunnittelua sekä avointa keskustelukulttuuria.
Tietoprosessi on kuitenkin prosessi siinä kuin muutkin prosessit. Sitä voi johtaa, ja sitä voi mitata.
Ensimmäiseksi tietoprosessilla on oltava omistaja, jonka vastuulla on käydä prosessi läpi ja varmistaa, että kunkin vaiheen vastuut ja ohjeistukset ovat ajan tasalla. Toiseksi tietoprosessin kehittymistä kannattaa myös mitata.
Suosittelen lämpimästi aloittamaan esimerkiksi seuraavilla mittareilla
Lisää hyviä vinkkejä tietoprosessin ohjaamisesta löydät alkuvuodesta julkaistusta Riina Henrikssonin tekstistä Käsitteet, tietovirrat ja tiedonhallintamalli haltuun – miten tehostetaan tieto-ohjautuvuutta.
Jaa tämä artikkeli
