Miten liikkeelle BI-hankkeessa? – Seitsemän vinkkiä onnistuneisiin hankkeisiin

13.11.2018 Tiedolla johtaminen

Tämän sateisen syksyn piristyksenä on ollut mahdollisuus toimia kouluttajana tiedolla johtamisen saralla. Alma Talentilla alkoi juuri Data Driven Director -koulutus, jossa olen yksi kouluttajista. Ensimmäisen päivän painopiste oli pohtia, mitä tiedolla johtaminen on käytännössä, ja miten tiedolla johtamisessa päästään oikeasti eteenpäin. Kiitos asiantuntevalle osallistujajoukolle − päivästä muodostui mielenkiintoinen ja opettavainen myös kouluttajalle itselleen.

Onnistunut BI-hanke ei sisällä vain teknologiaa ja implementointia. Hyväkään BI-järjestelmä ei auta liiketoimintaa, ellei organisaatiolla ole itsellään kykyä ymmärtää tietoa ja parantaa toimintaansa.

BI-hanketta mietittäessä kannattaa uhrata tovi jos toinenkin näiden näkökohtien äärellä:

1. Tietoprosessi

BI-hanke ei ole pelkästään teknologiaharjoitus. Avainasemassa on organisaation kyky luoda ja tunnistaa validia dataa päätöksenteon tueksi. Organisaation on kyettävä reagoimaan muutoksiin, ja tämä on huomioitava myös tiedon keräämisessä ja hyödyntämisessä. Tiedolla johtaminen on ennen kaikkea prosessi, jonka tulee pyöriä senkin jälkeen, kun kakkukahvit itse hankkeen päättämiseksi on jo tarjoiltu. Tietoprosessi siis kannattaa luoda, ja sen toimintaa seurata. Vinkkinä vielä kerrottakoon, että sitä EI kannata kopioida oman organisaation ulkopuolelta.

onnistunut BI-hanke

2. Laadukas data

Osana tietoprosessia luodaan yhteiset ohjeet ja säännöt, joilla organisaatio luo, kerää ja hyödyntää tietoa. Ohjeiden ja sääntöjen tarkoitus on helpottaa toimintaa, ja tehdä se läpinäkyväksi. Tätä kutsutaan myös nimellä Data Governance tai liiketoimintatiedon hallinta, jonka tavoitteena on varmistaa datan laatu. BI-hankkeen onnistumisen ehdoton edellytys on, että järjestelmän synnyttämä data on laadukasta ja uskottavaa jo ensimmäisestä päivästä lähtien. Korostan: ensimmäisestä päivästä lähtien. Varmista siis laadukkaan datan syntyminen.

3. Johdon tuki

BI-hankkeella on oltava johdon tuki. Hanke edellyttää todennäköisesti myös puuttumista organisaation prosesseihin, joten hankkeella on oltava riittävät resurssit sekä valtuudet muuttaa organisaation tapaa toimia. Muutoshallinta on avainasemassa kaikessa BI-alueen kehittämisessä. Hanke voi kompastella hallittavissa olevien haasteiden kanssa, jos muutoshallinta ja tiedottaminen on unohdettu.

4. Yhteistyö ja vuorovaikutus

BI-hanke edellyttää yhteistyötä. Organisaatiossa on kyettävä luomaan yhteinen näkemys esimerkiksi BI-alueen terminologiasta sekä laskentasäännöistä. Samalla luodaan myös hedelmällinen ympäristö ja tieto-ohjautuva kulttuuri yhdessä oppimiseen ja parhaimpien toimintamallien jakamiseen. BI-alueen kehittäminen tehdään liiketoimintalähtöisesti, joten toimiva yhteistyömalli liiketoiminnan kanssa on ensiarvoisen tärkeä. Tämä tulee usein yllätyksenä isommissa hankkeissa ja viivästyttää tarpeettomasti projektia.

5. BI-hankkeen ohjausryhmä

KOKO BI-hankkeelle on luotava stabiili ohjausryhmä. BI-hanke sisältää usein useampia aliprojekteja, joiden tavoitteita ja sisältöä on valvottava. Yhdellä projektilla ei välttämättä ole tarvittavaa helikopterinäkymää koko kehityshankkeeseen. BI-hankkeen ohjausryhmän tavoite on säilyttää visio kirkkaana mielessä ja valvoa, että aliprojektit jyskyttävät kohti oikeaa päämäärää.

6. POC

Uusien järjestelmien tai jopa analytiikan pilotointi on nykyään helppoa ja nopeaa. Pilotoinnin avulla saadaan myös sidosryhmät heräteltyä lempeästi näkemään BI:n tarjoamat mahdollisuudet. POC tuo uusia näkemyksiä, ja sen luoma innostunut ilmapiiri leviää helposti koko hankkeeseen. POCin avulla avainhenkilöiden on helpompaa lähteä miettimään, mitä he hankkeelta odottavat.

7. Kehitä ja opi

Ketteristä malleista kannattaa BI-alueen kehitykseen lainata Lessons learned -ajattelumalli. Sen mukaan jokaisen sprintin jälkeen käydään yhdessä läpi, mikä meni hyvin, ja missä on parantamisen varaa. Haasteet käydään läpi ja mietitään, miten ongelmat taklataan jatkossa. Älykäshän ei tee samaa virhettä kahteen kertaan, ja viisas oppii muiden virheistä. Muiden virheistä voi oppia ottamalla mukaan vastaavissa hankkeissa karaistuneen asiantuntijan, tarvittaessa talon ulkopuolelta. Me Aureoliksessa kutsumme palvelua BI Advisor -palveluksi. BI Advisorin rooli on auttaa hanketta menestymään ja BI-hankkeen ohjausryhmää keskittymään oikeisiin asioihin.

Jaa tämä artikkeli