Käsitteet, tietovirrat ja tiedonhallintamalli haltuun – miten tehostetaan tieto-ohjautuvuutta

05.02.2019 Tiedolla johtaminen

Olen aina ollut jääräpäisen tarkka yhdessä työhön liittyvässä asiassa. Haluan ymmärtää kokonaiskuvan, ennen kuin alan suunnitella tai suorittaa annettua työtehtävää. Kokonaiskuvan hahmottamisella tarkoitan liiketoimintaan liittyvien käsitteiden ymmärtämistä sekä helikopterinäkymää tiedon käsittelyyn ja hyödyntämiseen.  Uteliaisuus kokonaiskuvan ymmärtämiseen on avannut monesti silmät sille, miten tärkeää toimiva tieto-ohjautuvuus on yrityksessä.

Tieto-ohjautuva organisaatio haluaa löytää toimivat ratkaisut tiedon hyödyntämiseen sekä ymmärtää, miksi jokin ratkaisu toimii paremmin kuin toinen. Jos organisaatiossa on tarvetta parantaa tieto-ohjautuvuutta, kannattaa aloittaa kokonaiskuvasta. Samalla selkeytyvät usein myös tekniseen ratkaisuun ja analytiikkaan liittyvät vaatimukset. Kokonaiskuvan hahmottamisessa auttavat seuraavat toimenpiteet

  • organisaation tärkeimpien käsitteiden mallintaminen
  • tietovirtojen kuvaaminen
  • liiketoimintatiedon hallintatapojen määrittäminen

Liiketoimintatietoon liittyvät käsitteet

Tiedon hyödyntämiseen liittyvät kehityshankkeet kannattaa usein aloittaa liiketoimintatiedon käsitemallinuksella. Liiketoiminnan kannalta keskeisten käsitteiden määritteleminen on hyvä syy saada saman pöydän ääreen liiketoimintatiedon ja prosessien asiantuntijat sekä liiketoimintatiedon hyödyntäjät yrityksen eri liiketoimintayksiköistä.

Järjestelmäkehitykseen liittyvässä työssä olen huomannut jo vuosia sitten, että yksikin järjestelmässä käsiteltävän liiketoimintatiedon hyvin ymmärtävä henkilö tuo valtavasti lisäarvoa ja tehoja kehitystiimin toimintaan. Jos liiketoimintaan liittyvä käsitemalli on tehty hyvin ja käsitteistä on olemassa kattava sanasto, kehitystiimistä tulee liiketoiminnan asiantuntijatiimi. Eikä siihen menee vuosia, vaikka aihealue olisi kuinka haastava.

Onnistunut käsitemallinnus nostaa esille myös nykyisen toimintamallin kipupisteet. Liiketoimintatiedon käsitemallit ovat tärkeä työkalu myös järjestelmäkehityksen ulkopuolella. Esimerkiksi BI-alueen itsenäiskäytön välineiden käyttö helpottuu huomattavasti, jos yrityksen työntekijöillä on käytössä hyvin dokumentoidut ja päivitetyt käsitemallit sekä käsitteiden kuvaukset.

Tiedon lähteet ja tiedon hyödyntämistarpeet

Tieto-ohjautuvuuden kehittämisen toinen kulmakivi on luoda selkeä käsitys yrityksen tietovirroista:

  • missä kohdassa prosessia tieto syntyy
  • mihin tieto tallentuu
  • mitä tietoa tarvitaan liiketoimintaprosessien ulkopuolelta
  • mihin tarpeisiin erilaiset käyttäjät tarvitsevat tietoa.

Osa tiedon hyödyntämistarpeista ja siihen liittyvistä kipupisteistä tulee esille jo liiketoimintatiedon käsitteiden määrittelyssä. Kun tiedon lähteet ja tiedon hyödyntämistarpeet kuvataan tarkemmin, tarkentuvat myös kokonaiskuva ja kuva tiedon hyödyntämisen nykytilasta.

Liiketoiminnan menestyksen kannalta on tärkeä pitää huolta siitä, että yrityksen tietovirrat toimivat tehokkaasti. Jokaisessa yrityksessä tiedon lähteet ja tiedon hyödyntämistarpeet muuttuvat ajan myötä. Siksi on hyvää varmistaa aika ajoin, kuinka hyvin nykyiset toimintamallit mahdollistavat muutokset.

Liiketoimintatiedon hallintamalli

Käsitemallin ja tietovirtojen kautta alkavat selkiytyä myös yrityksen tieto-ohjautuvuuden kehittämisen nykytila sekä tavoitteet. Niiden välisen kuilun analysointi ja kehitystoimenpiteiden priorisointi auttavat konkretisoimaan tarvittavat kehityshankkeet.

Tiedonhallintaan liittyvät prosessit ja vastuut ovat tärkeässä roolissa organisaation tieto-ohjautuvuuden kehityksessä. Toimivat järjestelmät ja prosessit eivät aina yksin riittää tieto-ohjautuvuuden tavoitetason saavuttamiseen. Jokaisessa tiedon hyödyntämisen kehityshankkeessa tarvitaan strategiset päätökset, prioriteetit ja tavoitteet. Myös muutosjohtamisella on tärkeä rooli.

Lopuksi

Digitalisaation myötä yrityksissä tuotettavan ja hyödynnettävän tiedon sekä avoimen datan määrä kasvaa. Liiketoiminnan kannalta on suuri merkitys sillä, miten hyvin organisaatiossa osataan hyödyntää saatavissa olevaa tietoa ja tuottaa liiketoiminnalle riittävästi lisäarvoa. Jokaisen tietojärjestelmähankkeen yhden tärkeän tavoitteen pitäisi olla organisaation tieto-ohjautuvuuden parantaminen. Uskallan väittää, että hyvin toimivan tieto-ohjautuvuuden paras mittari kannattavan kasvun ohella on työntekijöiden tyytyväisyys.

TILAA BLOGI

Saat asiantuntijoidemme kirjoittamat tekstit suoraan sähköpostiisi!

Jaa tämä artikkeli